Booth triển lãm: các loại phổ biến, cách bố trí và chi phí thi công

Ở một hội chợ hay triển lãm thương mại, khách tham quan thường đi qua mỗi gian hàng chỉ trong vài giây. Trong khoảng thời gian ngắn đó, booth triển lãm phải làm được ba việc: cho khách biết bạn là ai, khiến họ muốn dừng lại và tạo chỗ để nhân viên bắt chuyện. Một booth đẹp nhưng bố trí sai luồng đi, thiếu chỗ tư vấn hay đèn chiếu không tới sản phẩm sẽ tốn tiền mà không mang về khách. Bài viết này chia sẻ kinh nghiệm hơn 15 năm làm truyền thông, sự kiện và dựng không gian của Đất Việt: booth là gì, có những loại nào, nên bố trí các khu ra sao, chi phí phụ thuộc vào đâu và những lỗi nên tránh.

Booth triển lãm là gì?

Booth triển lãm (còn gọi là gian hàng triển lãm hoặc quầy trưng bày) là không gian dựng tạm trong khu vực hội chợ, triển lãm, sự kiện để doanh nghiệp giới thiệu thương hiệu, trưng bày sản phẩm và gặp gỡ khách hàng. Ban tổ chức thường chỉ cho thuê phần diện tích sàn, có khi kèm vách ngăn tiêu chuẩn; phần còn lại như khung, vách, sàn, ánh sáng, màn hình, quầy kệ và đồ họa do doanh nghiệp tự thiết kế và thuê đơn vị thi công.

Khác với cửa hàng cố định, booth chỉ tồn tại vài ngày. Vì vậy mọi hạng mục phải được tính để sản xuất trước tại xưởng, chở tới lắp nhanh trong thời gian ban tổ chức cho phép và tháo gọn khi kết thúc.

Các loại booth triển lãm phổ biến

Phân theo vị trí mở mặt

• Booth một mặt mở: nằm trong dãy, ba mặt giáp vách. Chi phí thấp nhất, phù hợp doanh nghiệp tham gia lần đầu.
• Booth góc (hai mặt mở): đón khách từ hai lối đi, dễ được nhìn thấy hơn.
• Booth ba mặt mở: nằm cuối dãy, có thể làm vách nhận diện cao ở mặt còn lại.
• Booth đảo (bốn mặt mở): đứng riêng giữa khu triển lãm, diện tích lớn, thường dành cho thương hiệu muốn tạo điểm nhấn của cả sự kiện.

Phân theo vật liệu và kết cấu

• Booth khung nhôm định hình (shell scheme): lắp ghép từ khung và tấm tiêu chuẩn, dựng nhanh, giá mềm, nhưng hình khối ít thay đổi.
• Booth gỗ, sơn hoặc dán decal: sản xuất theo thiết kế riêng, tạo được vòm, bo cong, nhiều tầng lớp, phù hợp khi doanh nghiệp cần dấu ấn riêng.
• Booth kết hợp khung truss, vải căng, màn hình LED: thường thấy ở các sự kiện công nghệ, ra mắt sản phẩm, cần ánh sáng và nội dung động.

Phân theo phong cách thiết kế

Phong cách nên đi theo thương hiệu và sản phẩm. Phong cách tối giản (trắng, gỗ, ít chi tiết) hợp với doanh nghiệp muốn thể hiện sự tinh gọn, tập trung vào sản phẩm. Phong cách công nghệ dùng viền đèn LED, màn hình, khu tương tác, phù hợp ngành điện tử, phần mềm, ô tô. Phong cách mở, thân thiện dùng gỗ ấm, cây xanh, nhiều chỗ ngồi, hợp với dịch vụ tư vấn, giáo dục, tài chính. Chọn đúng phong cách giúp booth triển lãm nói thay cho thương hiệu ngay cả khi nhân viên đang bận.

Bố trí khu chức năng cho booth triển lãm

Một booth hiệu quả không phải là booth chứa nhiều thứ nhất mà là booth mà khách biết mình nên đi đâu, làm gì. Dưới đây là các khu thường có, tùy diện tích có thể gộp hoặc bớt.

Khu nhận diện thương hiệu

Logo, tên thương hiệu và thông điệp chính phải đọc được từ xa, thường đặt ở vách cao nhất, bảng treo trên đầu hoặc mặt tiền quầy lễ tân. Màu sắc đồng bộ với bộ nhận diện giúp khách nhận ra bạn giữa hàng chục gian xung quanh. Hạn chế nhồi chữ: một khẩu hiệu ngắn hiệu quả hơn cả đoạn giới thiệu dài.

Khu trưng bày sản phẩm

Trong booth triển lãm, sản phẩm nên đặt ở tầm mắt, có đèn rọi riêng và khoảng trống để khách cầm, xem. Nhóm sản phẩm theo dòng hoặc theo nhu cầu thay vì bày dàn trải. Với sản phẩm nhỏ, kệ có đèn hắt và tủ kính giúp vừa nổi bật vừa an toàn.

Khu demo, trải nghiệm

Đây là khu giữ chân khách lâu nhất: dùng thử sản phẩm, xem màn hình tương tác, chơi trò chơi nhận quà. Khi khách đã đứng lại để trải nghiệm, nhân viên có cơ hội tư vấn sâu hơn. Khu này cần nguồn điện, chỗ đặt thiết bị chắc chắn và lối đi đủ rộng để không làm tắc nghẽn mặt trước của booth triển lãm.

Khu tư vấn khách hàng

Bàn ghế thoải mái, hơi lùi vào trong để khách có cảm giác riêng tư khi trao đổi về giá, hợp đồng. Có thể đặt màn hình nhỏ để chiếu hồ sơ năng lực, video dự án. Với booth nhỏ, chỉ cần một bàn đứng và hai ghế cao cũng đủ tạo điểm chốt chuyện.

Điểm check-in

Một góc chụp ảnh đẹp với khẩu hiệu, vòm đèn hay mô hình lớn khuyến khích khách tự chụp và chia sẻ lên mạng xã hội, kéo thêm người tới gian. Điểm check-in nên đặt sát lối đi để ảnh chụp có cả thương hiệu và không chắn luồng khách.

Khu kho, kỹ thuật

Nhiều doanh nghiệp quên khu này và để thùng tài liệu, quà tặng, đồ uống lộ ra ngoài làm booth trông bừa bộn. Chỉ cần một khoang nhỏ có cửa phía sau vách là đủ để cất đồ, sạc thiết bị và đặt ổ điện, tủ điều khiển đèn.

Quy trình thi công booth triển lãm

1. Nhận thông tin: diện tích, vị trí, số mặt mở, quy định của ban tổ chức, ngành hàng, mục tiêu tham gia và ngân sách dự kiến.
2. Thiết kế 3D: dựng phối cảnh để doanh nghiệp xem trước màu sắc, khối, vị trí các khu và chỉnh sửa trước khi sản xuất. Xem thêm về thiết kế gian hàng triển lãm.
3. Báo giá chi tiết: liệt kê từng hạng mục vật liệu, đồ họa, thiết bị, nhân công, vận chuyển để dễ so sánh.
4. Sản xuất tại xưởng: khung, vách, quầy kệ, đồ họa được làm sẵn. Đất Việt có xưởng sản xuất ở Hoài Đức nên chủ động được tiến độ và chất lượng.
5. Lắp dựng tại địa điểm: theo khung giờ ban tổ chức cho phép, thường vào đêm hoặc ngày trước khai mạc.
6. Kiểm tra, bàn giao: thử điện, đèn, màn hình, độ chắc chắn của vách và quầy trước giờ mở cửa.
7. Hỗ trợ trong sự kiện và tháo dỡ: xử lý sự cố phát sinh, tháo gọn và vận chuyển về khi kết thúc.

Quy trình chi tiết hơn cho từng hạng mục có trong bài thi công gian hàng triển lãm.

Chi phí làm booth triển lãm phụ thuộc vào đâu?

Không có một mức giá chung cho mọi booth triển lãm. Chi phí thay đổi theo:

• Diện tích và số mặt mở: booth đảo cần xử lý cả bốn mặt nên tốn vật liệu hơn booth trong dãy.
• Vật liệu và độ phức tạp: khung nhôm lắp ghép rẻ hơn gỗ sơn bo cong nhiều tầng.
• Thiết bị: màn hình LED, ti vi, đèn trang trí, thiết bị tương tác.
• Đồ họa và in ấn: decal, bạt, chữ nổi, hộp đèn.
• Địa điểm và thời gian: khoảng cách vận chuyển, khung giờ lắp dựng, số ngày diễn ra sự kiện.

Để dễ hình dung, Đất Việt đang báo giá theo ba gói: gói tiêu chuẩn từ 15–35 triệu/gian, gói chuyên nghiệp từ 35–80 triệu/gian và gói cao cấp báo giá theo dự án. Bạn có thể xem chi tiết các gói và bảng giá để chọn mức phù hợp với ngân sách.

Lỗi thường gặp khi làm booth triển lãm

• Nhồi quá nhiều chữ và sản phẩm: khách không biết nhìn vào đâu, thông điệp chính bị chìm.
• Thiếu ánh sáng: hội trường thường tối hơn tưởng tượng, sản phẩm không có đèn rọi riêng trông xỉn màu.
• Mặt trước bị chắn: quầy lễ tân đặt sát mép, kệ cao chắn tầm nhìn khiến khách ngại bước vào.
• Bỏ qua quy định của ban tổ chức: vượt chiều cao cho phép, dùng vật liệu không đạt yêu cầu phòng cháy dẫn tới phải sửa gấp tại chỗ.
• Không có chỗ cất đồ: booth bừa bộn từ ngày thứ hai trở đi.
• Chốt thiết kế quá muộn: xưởng không đủ thời gian sản xuất, phải cắt bớt hạng mục hoặc làm vội.

Cách chọn đơn vị thi công booth

Một đơn vị đáng tin nên có thiết kế 3D trước khi báo giá, báo giá tách từng hạng mục rõ ràng, có xưởng sản xuất để chủ động tiến độ và có người trực kỹ thuật trong suốt sự kiện. Hãy xem các booth triển lãm họ đã làm qua hình ảnh thực tế, không chỉ ảnh phối cảnh. Bạn có thể xem hình ảnh gian hàng, sân khấu Đất Việt đã thực hiện trên trang Facebook Đất Việt và video hậu trường thi công trên TikTok @datviet.ent. Ngoài gian hàng, chúng tôi còn dựng sân khấu sự kiện cho khai trương, hội nghị, tiệc cuối năm.

Câu hỏi thường gặp

Booth triển lãm và gian hàng triển lãm có khác nhau không?

Về cơ bản là một. "Booth" là cách gọi theo tiếng Anh, thường dùng cho gian hàng có thiết kế riêng hoặc quầy trưng bày nhỏ trong sự kiện; "gian hàng" là cách gọi phổ biến trong hội chợ, triển lãm tại Việt Nam.

Nên đặt làm booth triển lãm trước bao lâu?

Nên liên hệ đơn vị thi công ngay khi đã có vị trí và diện tích từ ban tổ chức, lý tưởng là vài tuần trước sự kiện để đủ thời gian thiết kế, chỉnh sửa 3D và sản xuất. Booth càng phức tạp càng cần nhiều thời gian.

Booth nhỏ 9 m² có làm đẹp được không?

Được. Với diện tích nhỏ, hãy chọn một thông điệp chính, một khu trưng bày và một bàn tư vấn đứng, dùng màu sắc và ánh sáng để tạo điểm nhấn thay vì thêm nhiều đồ.

Có thể tái sử dụng booth cho sự kiện sau không?

Có thể với các hạng mục như quầy, kệ, màn hình, khung lắp ghép nếu được thiết kế để tháo lắp và có chỗ lưu kho. Đồ họa in theo từng sự kiện thường phải làm mới.

Liên hệ làm booth triển lãm cùng Đất Việt

Công ty CP Truyền thông và Giải trí Đất Việt (DATVIET ENT) có hơn 15 năm kinh nghiệm truyền thông, sự kiện và thi công gian hàng, trụ sở tại 16 ngõ 60 Dương Khuê, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội. Hãy gửi diện tích, vị trí, ngày diễn ra sự kiện và ý tưởng sơ bộ, chúng tôi sẽ gửi phương án 3D và báo giá chi tiết cho booth triển lãm của bạn. Gọi hoặc nhắn Zalo 036 429 9006, hoặc gửi yêu cầu tại đây. Đọc thêm các bài kinh nghiệm khác trên blog Đất Việt.